ডকুমেন্টেশন

ব্যক্তিগত ভাতা পরিচালনার জন্য দায়ী সংস্থাকে অবশ্যই সমস্ত লেনদেন রেকর্ড করার জন্য একটি খাতা (বা এর সমতুল্য) রাখতে হবে। খাতাটিকে সঠিকভাবে সমস্ত আমানত, উত্তোলন, স্থানান্তর, ব্যয় এবং সুদ দেখাতে হবে এবং প্রতিটি লেনদেনের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। খাতায় থাকা ভারসাম্য সর্বদা বাসস্থানের মোট নগদ এবং নগদ সমতুল্যের সাথে মেলে। 

কখনও কখনও একজন ব্যক্তির জন্য একাধিক খাতা থাকে। এজেন্সি বেনিফিট এবং ব্যক্তিগত ভাতার লেনদেন রেকর্ড করার জন্য একটি খাতা রাখতে পারে এবং নগদ অর্থের জন্য লেনদেন রেকর্ড করার জন্য আবাসন আরেকটি রাখতে পারে। ব্যক্তিকে লেনদেনের সময় আবাসিক খাতায় প্রাথমিক এন্ট্রি করা উচিত, অথবা কমপক্ষে মাসিক PEP-এর সাথে সংযুক্ত একটি রেকর্ডে, যদি না PEP নির্দেশ করে যে ব্যক্তি এই রেকর্ডগুলি শুরু করার অর্থ কী তা বুঝতে পারে না।

ব্যক্তি, তাদের পিতামাতা, অভিভাবক, উকিল, প্রতিনিধি প্রাপক এবং সুবিধা প্রদানকারী সংস্থাগুলিকে অনুরোধের ভিত্তিতে লেজার সহ ব্যক্তিগত ভাতা অ্যাকাউন্টের সমস্ত রেকর্ড পর্যালোচনা করতে সক্ষম হতে হবে। লেজারের কপি ত্রৈমাসিক প্রতিনিধি প্রাপকের কাছে পাঠাতে হবে; অনাবাসিক প্রদানকারীদের কাছ থেকে খাতার কপিও ত্রৈমাসিক বাসস্থানে পাঠানো উচিত।

যদি এজেন্সি একাধিক ব্যক্তির জন্য অর্থ পরিচালনা করে, তবে এটি অবশ্যই পারিবারিক যত্নের বাড়িতে থাকা ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের কমপক্ষে 10% এবং অন্যান্য ধরণের আবাসে ব্যক্তিদের জন্য ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের 25% বার্ষিক অডিট করতে হবে যাদের জন্য পরিচালক প্রতিনিধি প্রাপক। বা যাদের জন্য তারা অর্থ পরিচালনা করে। অডিটগুলি অবশ্যই ব্যক্তিগত ভাতা প্রবিধানগুলির সাথে সম্মতি প্রদর্শন করবে৷   

ব্যক্তিগত ভাতা থেকে খরচ নথিভুক্ত করার জন্য রসিদ আবশ্যক। রসিদগুলি লেজার এন্ট্রিগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত এবং স্পষ্টভাবে দেখাতে হবে:

• আইটেম বা পরিষেবা কেনা
• প্রদত্ত পরিমাণ
• বিক্রেতা
• ক্রয়ের তারিখ 

এজেন্সি কর্মীরা যখন ব্যক্তিগত ভাতা তহবিল খরচ করে তখন রসিদ প্রয়োজন। প্রতিটি ক্রয়ের একটি রসিদ থাকতে হবে এবং খাতা আইটেমের একটি রেফারেন্স নম্বর থাকা উচিত যা প্রাসঙ্গিক রসিদের দিকে নিয়ে যায়। যদি একজন ব্যক্তির পক্ষে করা কেনাকাটার জন্য একটি রসিদ পাওয়া না যায়, তাহলে সংস্থাগুলিকে ব্যয় করা পরিমাণের জন্য ব্যক্তিকে ফেরত দিতে হবে।

সমস্ত গ্রুপ ক্রয়ের জন্য রসিদ প্রয়োজন. রসিদটি উপরের সমস্ত আইটেমগুলি দেখাতে হবে এবং গ্রুপের লোকের সংখ্যা তালিকাভুক্ত করতে হবে। এটি দেখানো উচিত যে প্রতিটি ব্যক্তির ব্যয় করা পরিমাণ তাদের ক্রয়ের ব্যবহারের সমান (গ্রুপ ক্রয়ের জন্য প্রতিটি ব্যক্তির অর্থপ্রদানের পরিমাণও তাদের নিজ নিজ খাতায় প্রতিফলিত হওয়া উচিত)। প্রত্যেক ব্যক্তির খাতায় রসিদের একটি কপি সংযুক্ত থাকতে হবে।

যদি একজন স্টাফ সদস্য $15 এর নিচে একটি রুটিন রিক্রিয়েশন-সম্পর্কিত আইটেম কেনার জন্য ব্যক্তিগত ভাতা ব্যবহার করেন, তবে একটি রসিদ প্রয়োজন হয় না, তবে কর্মীদের সেই ছোট খরচের জন্য লেজারে একটি নোটেশন করতে হবে (যেমন, "চলচ্চিত্র - চলচ্চিত্রের নাম - $10.50") .

এজেন্সিগুলি তাদের বিবেচনার ভিত্তিতে একজন স্টাফ ব্যক্তির দ্বারা করা সমস্ত কেনাকাটার জন্য রসিদের প্রয়োজন হতে পারে। এজেন্সি নীতিগুলি প্রবিধানের চেয়ে বেশি সীমাবদ্ধ হতে পারে; সম্মতি নিশ্চিত করতে আপনার এজেন্সির লিখিত পদ্ধতিগুলি উল্লেখ করা উচিত।

যখন একজন ব্যক্তি তাদের অর্থ ব্যবস্থাপনা মূল্যায়নের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ পরিমাণে তাদের নিজস্ব তহবিল ব্যয় করেন, তখন রসিদের প্রয়োজন হয় না। লেজারে এন্ট্রি হতে হবে "ব্যয়ের জন্য $XX.XX" এবং ব্যক্তিকে এন্ট্রি শুরু করতে হবে। যদিও ব্যক্তির দ্বারা করা কেনাকাটার জন্য রসিদগুলির প্রয়োজন হয় না, তবে আইটেমটি ফেরত দেওয়ার প্রয়োজন হলে বা ক্রয়ের প্রমাণের প্রয়োজন হতে পারে এমন ক্ষেত্রে ব্যক্তিকে রসিদ পেতে উত্সাহিত করা এবং নিরাপদে রাখার জন্য বাসস্থানে দেওয়া একটি সর্বোত্তম অভ্যাস। অন্য উদ্দেশ্যে (যেমন ওয়ারেন্টি)। এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে ব্যক্তিকে তার MMA-তে স্বাধীনভাবে পরিচালনা করতে সক্ষম হওয়ার চেয়ে বেশি অর্থ দেওয়া যাবে না। 

যখন একজন খুচরা বিক্রেতা কেনাকাটার জন্য একটি পুরষ্কার জারি করে যা নগদ, পণ্যদ্রব্য বা অন্যান্য বিবেচনার জন্য খালাস করা যেতে পারে, সেই পুরস্কারটি সেই ব্যক্তির একমাত্র সম্পত্তি যে আসল আইটেমটি কিনেছে। লেনদেনের অংশ হিসাবে কুপন বা শংসাপত্র/কার্ড নম্বর প্রবেশ করে পুরষ্কারগুলি অবশ্যই লেজারে রেকর্ড করতে হবে এবং রসিদের সাথে অবশ্যই পুরষ্কার সংযুক্ত করতে হবে। পুরষ্কার কুপন, উপহারের শংসাপত্র/কার্ড এবং পয়েন্টগুলি শুধুমাত্র সেই ব্যক্তি ব্যবহার করতে পারেন যিনি সেগুলি অর্জন করেছেন। যদি ব্যক্তি পুরস্কারটি ব্যবহার না করে, তাহলে পুরস্কারের মেয়াদ শেষ হতে হবে। অব্যবহৃত পুরষ্কার অবশ্যই ক্রয়ের রসিদের সাথে সংযুক্ত থাকবে।

যদি একটি পুরস্কার অনুপস্থিত বা হারিয়ে যায়, তাহলে সংস্থার কর্মীদের দোকানে বা চেইনের টোল-ফ্রি নম্বরে যোগাযোগ করা উচিত যাতে তা রিডিম করা হয়েছে কিনা। যদি পুরষ্কারটি ব্যবহার করা হয় এবং কোনও প্রমাণ না থাকে যে পুরস্কারটি ব্যক্তির সুবিধার জন্য ব্যবহার করা হয়েছিল (উদাহরণস্বরূপ, পরবর্তী প্রাপ্তিতে দেখানো হয়েছে), সংস্থাটিকে অবশ্যই পুরস্কারের মূল্যের জন্য ব্যক্তিকে ফেরত দিতে হবে। যদি এজেন্সি এটি ব্যবহার করা হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে না পারে, তাহলে এজেন্সিকে অবশ্যই সেই ব্যক্তিকে পুরস্কারের মূল্য পরিশোধ করতে হবে।

ব্যক্তিগত ভাতা নিরীক্ষার মধ্যে যাচাই করা উচিত যে কোনও পুরস্কার সঠিকভাবে নথিভুক্ত করা হয়েছে এবং ব্যক্তির সুবিধার জন্য ব্যবহার করা হয়েছে বা মেয়াদ শেষ হওয়ার অনুমতি দেওয়া হয়েছে। এজেন্সি কর্মীরা যারা উপরের প্রয়োজনীয়তাগুলি অনুসরণ করেন না তারা তাদের যত্নে থাকা ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত সম্পত্তি রক্ষা করার জন্য OPWDD-এর দায়িত্বের সরাসরি লঙ্ঘন করে।

অন্তত একবার এক ত্রৈমাসিকে, ব্যক্তিগত ভাতা অ্যাকাউন্টিং ব্যক্তিগত ভাতার টাকার অবস্থান দেখাতে হবে। এটি বিস্তারিত করা উচিত:

• ব্যক্তির বাসভবন এবং দিনের প্রোগ্রামে নগদ এবং নগদ সমতুল্য পরিমাণ
• ব্যক্তির মালিকানাধীন অ্যাকাউন্টে টাকার পরিমাণ 
• এজেন্সি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে পরিমাণ

যদি ত্রৈমাসিক অ্যাকাউন্টিং এজেন্সির সামগ্রিক রেকর্ডের অংশ হয়, তাহলে অ্যাকাউন্টিংয়ে অবশ্যই ব্যক্তিগত ভাতার অর্থ সংস্থার নিয়ন্ত্রণ করা অন্যান্য তহবিল থেকে আলাদা দেখাতে হবে।

চার (4) বছরের জন্য ব্যক্তিগত ভাতা জড়িত সমস্ত লেনদেনের নথিভুক্ত এজেন্সিগুলিকে অবশ্যই সম্পূর্ণ রেকর্ড বজায় রাখতে হবে।