ভূমিকা

OPWDD এবং অন্যান্য সরকারী সংস্থা অডিট করবে কিভাবে একটি প্রোগ্রাম ব্যক্তিগত ভাতা পরিচালনা করে। তারা লেজার এবং সহায়ক ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনা করবে এবং হাতে থাকা নগদ গণনা করবে।

সাধারণ অডিট সমস্যা

নিরীক্ষার সময় কিছু সাধারণ সমস্যা পাওয়া গেছে। এই সাধারণ সমস্যাগুলির মধ্যে রয়েছে:

  • ব্যক্তিগত ভাতা প্রাপ্তির তিন (3) দিনের মধ্যে গণনাযোগ্য আয় থেকে আলাদা করা হয়নি
  • তহবিল অনুপস্থিত ছিল
  • পূর্ণ ব্যক্তিগত ভাতার পরিমাণ ব্যক্তিকে বরাদ্দ করা হয়নি যখন তাদের অর্জিত আয়ের পরিমাণ কমে যায় 
  • বিভিন্ন ধরনের বাসস্থানে বসবাসকারী ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত ভাতা অ্যাকাউন্টের প্রয়োজনীয় শতাংশের বার্ষিক পর্যালোচনা সম্পূর্ণ হয়নি
  • বাড়িতে নগদ ব্যক্তি প্রতি নগদ ক্যাপ সংবিধিবদ্ধ অতিক্রম করেছে
  • ব্যক্তিগত ভাতা থেকে খরচ অনুপযুক্ত ছিল, উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তিগত ভাতা স্থানীয় ফোন পরিষেবা, প্রেসক্রিপশন এবং অন্যান্য খরচের জন্য অর্থ প্রদানের জন্য ব্যবহার করা হয়েছিল যা সংস্থা বা মেডিকেড দ্বারা প্রদান করা উচিত ছিল
  • এমএমএ-তে ব্যক্তির অর্থ পরিচালনার দক্ষতা পর্যায়ক্রমে পুনরায় মূল্যায়ন করা হয়নি 
  • ব্যক্তিগত ভাতার তহবিল কীভাবে পরিচালনা করতে হয় সে সম্পর্কে অভ্যন্তরীণ লিখিত পদ্ধতি বিদ্যমান ছিল না
  • OPWDD থেকে অর্ধ-বার্ষিক পোশাক ভাতার প্রাপ্তির নথিপত্র এবং পৃথক অ্যাকাউন্টিংয়ের অভাব ছিল
  • অর্ধ-বার্ষিক পোশাক ভাতার তহবিল ব্যবহার করা হচ্ছে না 

লেজারগুলির সাথেও সাধারণ সমস্যা রয়েছে, যেমন:

  • নগদ লেনদেন যখন ঘটেছিল তখন খাতায় প্রবেশ করা হয়নি
  • যে ব্যক্তি ক্রয় করেছে তার রেকর্ড করা হয়নি
  • লেজারগুলি খারাপভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়েছিল বা অস্তিত্বহীন ছিল
  • খাতায় গাণিতিক ভুল করা হয়েছে
  • কেনাকাটার সমর্থনকারী রসিদ ছিল না
  • জেনেরিক রসিদগুলিতে বিক্রেতা, তারিখ, বা ক্রয়কৃত আইটেমগুলির বিবরণ অন্তর্ভুক্ত ছিল না 
  • যারা সক্ষম ছিল তারা অর্থের জন্য প্রাথমিক বা স্বাক্ষর করেনি তাদের দেওয়া হয়েছিল 

অঙ্গীকার

অঙ্গীকার করা হল যখন কোনো এজেন্সি বা কর্মীরা কোনো ব্যক্তিকে এজেন্সি তহবিল বা তাদের নিজস্ব অর্থ ধার দেয় এবং ব্যক্তিগত ভাতা তহবিল থেকে পরিশোধের প্রত্যাশা করে। ব্যক্তিগত ভাতা প্রাপকদের টাকা ধার দেওয়া, এমনকি অল্প সময়ের জন্য, এবং পরে ব্যক্তিগত ভাতা তহবিল থেকে পরিশোধ করা, রাজ্য আইন দ্বারা নিষিদ্ধ। 

যদি অনুরোধের সময় বাসস্থানের কর্মীদের নগদ অ্যাক্সেস না থাকে, তাহলে বাসভবন ক্ষুদ্র নগদ বা ঋণের ব্যক্তিগত তহবিল থেকে তহবিল নাও নিতে পারে এবং পরে ব্যক্তির ব্যক্তিগত ভাতা থেকে ক্ষুদ্র নগদ বা কর্মীদের প্রতিদান দিতে পারে। পূর্ব পরিকল্পনা এমন পরিস্থিতি দূর করতে পারে যেখানে কর্মীরা এজেন্সি তহবিল বা তাদের নিজস্ব তহবিল ঋণের জন্য প্রলুব্ধ হতে পারে। যখন নিরাপদ খুলতে পারে এমন কর্মীরা দায়িত্ব থেকে বিরত থাকলে ব্যক্তিদের তাদের তহবিলের অ্যাক্সেস নিশ্চিত করার পরিকল্পনা রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য এজেন্সির তার পদ্ধতিগুলি পর্যালোচনা করা উচিত। 

আজ নগদ ব্যবহার করে কিছু কেনাকাটা করা কঠিন। OPWDD ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করে এমনভাবে কেনাকাটা করার জন্য নীতি তৈরি করেছে যা প্রয়োজনের সময় অঙ্গীকার করা এড়িয়ে যায় (যেমন এয়ারলাইন টিকিট)। DDSOO বা স্বেচ্ছাসেবী সংস্থা তাদের ব্যবসায়িক ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করতে পারে একটি আইটেম(গুলি) কেনার জন্য যার জন্য DDSOO বা স্বেচ্ছাসেবী সংস্থার পরিচালক ব্যক্তিগত ভাতা তহবিল পরিচালনা করেন। ক্রয়ের আগে এবং ক্রয়ের সম্পূর্ণ পরিমাণের জন্য ব্যক্তির তহবিল অবশ্যই আলাদা করে রাখতে হবে। যদি কেনার আগে তহবিলগুলি আলাদা করা না হয়, তবে এটি তহবিলের প্রতিশ্রুতি হিসাবে বিবেচিত হবে এবং এটি OPWDD ব্যক্তিগত ভাতা প্রবিধানের লঙ্ঘন হবে (14 NYCRR 633.15)।

ক্রেডিট কার্ডের প্রয়োজন হয় এমন কেনাকাটার জন্য, এজেন্সি নিশ্চিত করতে পারে যে তারা লোকেদের আইটেমগুলিতে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয় এবং নিশ্চিত করে যে তারা অর্থের প্রতিশ্রুতি দিচ্ছে না:

  • ব্যক্তিগত ভাতা অ্যাকাউন্ট পর্যালোচনা করা এবং ক্রয় কভার করার জন্য যথেষ্ট ব্যালেন্স আছে তা যাচাই করা
  • ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করার আগে সম্পূর্ণ খরচ আলাদা করে রাখা
  • লেনদেনের পরপরই ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট থেকে ক্রেডিট কার্ড বিলের সম্পূর্ণ খরচ পরিশোধ করা

An agency may provide funds to purchase items or participate in community outings when the person does not have income. This is not advancing funds as there is no expectation the person will repay the agency. If an agency provides funds to a person without income, the funds for personal spending cannot be reimbursed if the person later becomes eligible for benefits. 

সাব-লেজার এবং অর্থ অ্যাক্সেসযোগ্যতা

যখন নিরাপদে অ্যাক্সেস আছে এমন কর্মীরা ডিউটি থেকে বিরত থাকলে কর্মীদের ব্যক্তিগত ভাতার তহবিলের অল্প পরিমাণে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়ার জন্য পদ্ধতিগুলি তৈরি করা যেতে পারে। একটি উপায় হল একটি সাব-লেজার সিস্টেম ব্যবহার করা। 

সাব-লেজারগুলি একটি সর্বোত্তম অনুশীলন হিসাবে সুপারিশ করা হয় কারণ:

  • নিরাপদ এলাকার বাইরে নগদ ন্যূনতম করা হবে
  • এটি তহবিলের জন্য জবাবদিহিতা প্রদান করে
  • প্রয়োজনে লোকেরা তাদের নগদ অ্যাক্সেস করতে পারে 

উদাহরণ - সাব-লেজার

এই উদাহরণটি একটি প্রদানকারী দ্বারা ব্যবহৃত সাব-লেজার পদ্ধতিগুলি বর্ণনা করে৷

লেজার শীট সুরক্ষিত এবং তহবিল একটি নিরাপদে লক রাখা হয়. প্রদানকারী একজন লেজার ম্যানেজারকে মনোনীত করে যার লেজারে অ্যাক্সেস রয়েছে এবং নিরাপদ। একজন লেজার সহ-ব্যবস্থাপককে ব্যাক-আপ হিসাবে মনোনীত করা যেতে পারে যখন মনোনীত ব্যবস্থাপক দায়িত্ব বন্ধ করেন। ম্যানেজার থেকে সহ-ব্যবস্থাপকের কাছে দায়িত্ব স্থানান্তর করার আগে লেজার এবং নগদের একটি সম্পূর্ণ সমন্বয় করা আবশ্যক। 

নিরাপদে প্রবেশাধিকার না থাকলে তহবিলের প্রয়োজন হলে, অন্য একজন দায়িত্বশীল স্টাফ ব্যক্তিকে সামান্য অর্থ অগ্রিম দেওয়া যেতে পারে এবং আউটিং সম্পূর্ণ হলে বাসস্থানের মধ্যে সুরক্ষিত করা যেতে পারে। স্টাফ ব্যক্তি লেজার শীটে স্বাক্ষর করেন এবং তহবিলগুলি তহবিলের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করে একটি সাব-লেজার খামে রাখা হয়। স্টাফ ব্যক্তিকে অবশ্যই সমস্ত অর্থ কীভাবে ব্যয় করা হয়েছে তা নথিভুক্ত করতে হবে এবং রসিদ সরবরাহ করতে হবে। তহবিল এবং সাব-লেজার সুরক্ষিত হয় যখন কর্মীরা ব্যক্তির সাথে বাইরে থাকে না বা তাদের পক্ষে কেনাকাটা করে। যদি নগদ অর্থের জন্য একটি নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য থাকে, তাহলে দায়ী স্টাফ ব্যক্তিকে অবশ্যই কেনাকাটা করতে হবে এবং রসিদগুলি ফেরত দিতে হবে এবং সাত (7) দিনের মধ্যে লেজার ম্যানেজারের কাছে পরিবর্তন করতে হবে। যদি একই ব্যক্তির জন্য আরও অর্থের অনুরোধ করা হয়, অতিরিক্ত তহবিল মঞ্জুর করার আগে স্টাফ ব্যক্তিকে অবশ্যই সাব-লেজারে ঘুরতে হবে।

যখনই একজন স্টাফ ব্যক্তি একজন ব্যক্তির তহবিল অন্য স্টাফ ব্যক্তির কাছে স্থানান্তর করে, সেখানে অবশ্যই একটি খাতা এন্ট্রি থাকতে হবে। 

প্রদানকারীর বেশ কয়েকটি নীতি রয়েছে যা অর্থ রক্ষা করতে সহায়তা করে:

  • কর্মীদের এক ব্যক্তির অ্যাকাউন্ট থেকে অন্যের অ্যাকাউন্টে অর্থ স্থানান্তর বা ঋণ দেওয়ার অনুমতি নেই 
  • ব্যক্তিগত ভাতা তহবিল থেকে কর্মীদের ঋণ দেওয়া নিষিদ্ধ
  • কর্মীদের তাদের নিজস্ব তহবিল ব্যয় করার অনুমতি দেওয়া হয় না এবং পরে তা পরিশোধ করা হয়
  • আগত কর্মীরা এবং পৃথক তহবিল অনুমোদিত নয়; প্রত্যেক ব্যক্তির তহবিল আলাদাভাবে রাখা হয়
  • লেজার ম্যানেজার যেকোনো সময় সাব-লেজার অডিট করতে পারেন

জরিমানা

যেহেতু ব্যক্তিগত ভাতা একজন ব্যক্তির জীবনের মানকে প্রভাবিত করে, তাই অপব্যবহার আইন দ্বারা শাস্তিযোগ্য। ব্যক্তিগত ভাতার অব্যবস্থাপনা একটি শ্রেণির অপকর্ম হতে পারে। দেওয়ানী এবং ফৌজদারি শাস্তির মধ্যে রয়েছে:

  • 2 বছর পর্যন্ত জেল
  • $10,000 জরিমানা
  • অপব্যবহৃত পরিমাণের দ্বিগুণ পর্যন্ত বিচার